En B2B-webshop med kundespecifikke priser skal kunne mere end at vise forskellige beløb til forskellige kunder. Den skal håndtere dine aftaler uden at skabe ekstra arbejde i salgsafdelingen, fejl på fakturaen eller dyre tilpasninger, hver gang en kunde får en ny rabat. Begynd derfor med din prisstruktur og dit budget, ikke med butikkens udseende. Den økonomiske forskel mellem løsningerne ligger ofte i administration, integration og løbende vedligeholdelse snarere end i selve abonnementet.
Din prisstruktur afgør kravene til en B2B-webshop
Start med at beskrive, hvordan priserne faktisk bliver aftalt i virksomheden. Har du tre faste kundegrupper med hver sin rabatsats, er opgaven forholdsvis enkel. Har hver kunde derimod særpriser på udvalgte varenumre, mængderabatter og tidsbegrænsede aftaler, kræver det mere detaljerede prisfunktioner. To løsninger med samme abonnementspris kan derfor ende med meget forskellige samlede omkostninger.
Skeln mellem rabat på en fælles listepris og en aftalt nettopris. En kunde med 15 procent rabat skal have sin pris genberegnet, når listeprisen ændres. En kunde med en nettopris på eksempelvis 84,50 kr. pr. stk. skal måske beholde den pris frem til aftalens udløb. Kan systemet ikke skelne mellem de to situationer, må medarbejderne kontrollere ordrerne manuelt.
Undersøg også, hvilken pris der gælder, når flere regler gælder for samme vare. Skal en kampagnepris erstatte kundens aftalepris, eller skal kunden altid have den laveste af de to? Hvad sker der ved køb af en hel kasse frem for enkelte styk? Skriv reglerne ned, før du indhenter tilbud.
Bed leverandøren demonstrere dine konkrete scenarier med et lille udvalg af varer og kunder. En demonstration med ti relevante aftaler siger mere om behovet for tilpasninger end en lang funktionsliste. Få samtidig præciseret, hvilke regler der er dækket af standardfunktioner, og hvilke der kræver særskilt udvikling og efterfølgende vedligeholdelse. Sana Commerce til Business Central
, som er en B2B-webshop integreret med Business Central, bør på samme måde afprøves med dine egne prisaftaler, så du kan vurdere behovet for tilpasninger.
Beregn prisen på en B2B-webshop over tre år
Et lavt månedligt abonnement siger kun lidt om den samlede regning. Sammenlign i stedet løsningerne over samme periode, eksempelvis tre år. Medregn etablering, abonnement, nødvendige tillægsmoduler, integration, support og forventede ændringer. Medtag også virksomhedens egne timer til opsætning, datarensning og test. De timer koster noget, selv om de ikke står på leverandørens faktura.
Et tænkt regneeksempel viser forskellen. Løsning A koster 30.000 kr. at etablere og 2.500 kr. om måneden. Løsning B koster 75.000 kr. at etablere og 1.500 kr. om måneden. Over 36 måneder bliver beløbene henholdsvis 120.000 kr. og 129.000 kr. før integration, support og øvrige udgifter. Den højere etableringspris giver altså ikke nødvendigvis en markant højere udgift over hele perioden. Tallene er regneeksempler, ikke markedspriser.
Bed om et opdelt tilbud, så du kan sammenligne priserne på samme leverance:
- Engangsudgifter til opsætning, dataimport og tilpasning af prisregler.
- Faste udgifter til abonnement, drift, support og nødvendige moduler.
- Variable udgifter knyttet til ordrer, omsætning, brugere eller datamængde.
- Timepris og vilkår for ændringer efter lanceringen.
Sammenlign konsekvent beløb på samme momsgrundlag, normalt eksklusive moms ved denne type erhvervssammenligning. Undersøg desuden, om abonnementsprisen stiger, når du får flere kunder eller varer. En løsning, der passer til dagens aktivitet, kan blive dyrere ved vækst, selv uden nye funktioner. Bed derfor om en beregning for både dit nuværende omfang og et konkret vækstscenarie, eksempelvis dobbelt så mange aktive erhvervskunder.
Integrationens omfang bestemmer en stor del af budgettet
Kundespecifikke priser findes ofte allerede i virksomhedens økonomi- eller ERP-system. Spørgsmålet er derfor ikke blot, om webshoppen kan integreres med systemet. Du skal også vide, præcis hvilke oplysninger integrationen skal overføre, hvor ofte det skal ske, og hvilket system der har forrang ved uoverensstemmelser. En integration, der overfører varedata, understøtter ikke nødvendigvis individuelle prisaftaler.
Der er økonomisk forskel på at overføre en prisliste hver nat og at beregne en pris i økonomisystemet, hver gang kunden åbner en vareside. En periodisk overførsel kan være tilstrækkelig, hvis priserne sjældent ændres. Løbende opslag kan være relevante ved mere dynamiske aftaler, men stiller andre krav til svartid, tilgængelighed og fejlhåndtering. Vælg efter behovet frem for den mest omfattende tekniske mulighed.
Afklar også, om integrationen omfatter fragt, emballagegebyrer, valuta, mængdeenheder og kundens betalingsbetingelser. Sælges en vare både enkeltvis og i kasser med 12 stk., skal pris og antal fortolkes ens i begge systemer. Ellers kan selv en korrekt overført stykpris føre til en forkert ordre.
Få integrationsarbejdet prissat med tydelige forudsætninger. Hvem retter fejlagtige kundedata? Hvem betaler, hvis et felt mangler i det eksisterende system? Hvad koster ændringer ved en senere systemopdatering? Uden disse afgrænsninger er en væsentlig del af budgettet stadig uafklaret. Bed desuden om at se, hvordan systemet melder fejl, så medarbejderne kan opdage, når en prisoverførsel ikke er gennemført.
Manuel administration skal med i regnestykket
En billig løsning kan blive dyr i drift, hvis medarbejderne skal vedligeholde de samme priser flere steder. Forestil dig, at salgsafdelingen ændrer en kundeaftale i økonomisystemet og derefter skal gentage ændringen i webshoppen. Det tager tid, og de to registreringer kan ende med at afvige. Omkostningen ligger både i indtastningen og i den efterfølgende afklaring med kunden.
Du kan sætte tal på arbejdet uden at gætte på store besparelser. Tager prisvedligeholdelse og ordrekontrol eksempelvis seks timer om måneden, og sættes den interne timeomkostning til 350 kr., er den beregnede udgift 2.100 kr. om måneden. Det svarer til 25.200 kr. om året. Brug egne tidsregistreringer og lønomkostninger, før beløbet indgår i beslutningsgrundlaget. Frigjort arbejdstid er heller ikke automatisk en tilsvarende kontant besparelse.
Se derefter på, hvem der må oprette og ændre aftaler. En sælger skal måske kunne foreslå en særpris, mens en anden medarbejder skal godkende den. Mangler webshoppen de nødvendige brugerrettigheder, kan arbejdsgangen kræve mails, regneark og ekstra kontrol. Regn også tidsforbruget til den opgave med i driftsudgifterne.
Bed om at se, hvordan en prisændring dokumenteres. En log med tidligere pris, ændringstidspunkt og bruger kan forkorte arbejdet med en reklamation over faktureringen. Afprøv især, hvad der sker, når aftaler udløber. Når en særpris ophører, skal kunden få den korrekte efterfølgende pris, uden at en medarbejder først skal huske at rydde op manuelt.
Vælg aftalevilkår, der passer til dit næste skridt
Når funktioner og omkostninger er sammenlignet, mangler selve leverandøraftalen. Her kan der gemme sig udgifter, som først bliver synlige senere. Undersøg bindingsperiode, opsigelsesvarsel, prisregulering og betaling for ekstra support. Afklar også, om fejlrettelser er inkluderet, og hvordan leverandøren skelner mellem en fejl og et ønske om en ny funktion. Den forskel kan få betydning for mange fremtidige fakturaer.
Valget mellem en standardløsning og en mere tilpasset webshop bør følge dine dokumenterede krav. Har du få prisgrupper og en enkel ordreproces, kan standardfunktioner være tilstrækkelige. Har du mange individuelle aftaler med forskellige prisregler, skal løsningen understøtte netop den prismodel. Specialudvikling er ikke i sig selv et kvalitetsstempel. Den medfører kode, som nogen skal vedligeholde, teste og kunne overtage.
Spørg derfor, hvordan du får dine data ud igen. Kundeoplysninger, varenumre, prislister og ordrehistorik bør kunne udleveres i et aftalt, anvendeligt format. Få oplyst prisen på eksport og eventuel hjælp ved leverandørskifte. En lav indgangspris mister noget af sin værdi, hvis et senere skifte kræver omfattende manuelt arbejde.
Inden du godkender leverancen, bør accepttesten omfatte en almindelig ordre, en mængderabat, en udløbet aftale og en kunde med særpris på enkelte varer. Kontrollér beløbene hele vejen fra kundens prisvisning til ordren i økonomisystemet. Skriv de forventede resultater ind i aftalen, og aftal, hvordan afvigelser skal rettes, før webshoppen åbnes for kunderne.